Wprowadzenie

Planujesz otworzyć firmę w Krakowie? Niezależnie od tego, czy jesteś mieszkańcem, czy obcokrajowcem, zrozumienie procesu rejestracji i wymogów jest kluczowe dla sukcesu.

Najważniejsze informacje

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce jest możliwe zarówno dla obywateli polskich, jak i cudzoziemców. Kluczowe kroki to wybór formy działalności, rejestracja w CEIDG lub KRS oraz wybór odpowiedniego sposobu opodatkowania.

Pytanie i odpowiedź

Czy mogę rozpocząć działalność gospodarczą w Krakowie i jakie są wymagania?

Tak, możesz rozpocząć działalność gospodarczą w Krakowie. Obywatele polscy oraz państw UE/EEA mogą to zrobić z minimalnymi wymaganiami. Cudzoziemcy spoza UE/EEA muszą posiadać odpowiednie zezwolenia na pobyt. Firmy rejestruje się przez CEIDG w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej lub przez KRS w przypadku spółek.

Możesz prowadzić firmę jednoosobową samodzielnie, jeśli jesteś osobą pełnoletnią, bo tylko wtedy ponosisz pełną odpowiedzialność za swoje działania i masz pełną zdolność do podejmowania decyzji.

Osoby niepełnoletnie, które chcą prowadzić własny biznes, w wielu sytuacjach będą musiały korzystać z pomocy swoich ustawowych przedstawicieli. Najczęściej będą to rodzice.

Żeby założyć firmę jednoosobową, nie musisz być obywatelem lub obywatelką Polski.

Obywatele:

• państw członkowskich Unii Europejskieji państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego mogą podejmować i wykonywać działalność gospodarczą w Polsce na takich samych zasadach jak obywatele polscy.
• państw spoza Unii Europejskiejlub spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego mogą podejmować i wykonywać działalność gospodarczą na terytorium Polski na takich samych zasadach jak obywatele polscy, jeżeli mają tytuł pobytowy, który ich do tego uprawnia, na przykład zezwolenie na pobyt stały, zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej czy zezwolenie na pobyt czasowy, wydane w związku ze studiami.

Jeśli nie spełniasz tego warunku konieczne będzie otwarcie spółki – dowiedz się jak możliwe jest otwarcie spółki w Krakowie.

Działalność gospodarcza to zorganizowana działalność zarobkowa wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły.

Jeśli chcesz prowadzić taką działalność, musisz się zarejestrować w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej - CEIDG, czyli w rejestrze przedsiębiorców prowadzących w Polsce jednoosobową działalność gospodarczą. Do tego rejestru wpisują się również przedsiębiorcy, którzy chcą zostać wspólnikami spółki cywilnej.

Jednak jeśli spodziewasz się, że przychody z twojej działalności będą niewielkie, to taką drobną działalność możesz prowadzić bez dodatkowych formalności – nie musisz się rejestrować jako przedsiębiorca.

Działalność nierejestrowa to drobna działalność zarobkowa osób fizycznych, która nie wymaga rejestracji firmy.

Możesz prowadzić działalność nierejestrową, jeżeli:

• przychody z twojej działalności nie przekraczają w żadnym miesiącu
  • do 30 czerwca 2023 roku – 50% kwoty minimalnego wynagrodzeniaobowiązującego w danym roku, czyli 1745 zł
  • od 1 lipca 2023 roku – 75% kwoty minimalnego wynagrodzeniaobowiązującego w danym roku, czyli 2700 zł.
• jesteś osobą fizyczną
• nie wykonujesz działalności w ramach spółki cywilnej
• nie prowadzisz działalności regulowanej, czyli takiej, która wymaga zezwoleń lub koncesji
• nie wykonywałeś działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy.

Ważne! Nie trzeba rejestrować w rejestrze przedsiębiorców:

• działalności agroturystycznej rolników
• produkcji wina przez rolników

Rejestrując się jako przedsiębiorca w CEIDG, musisz wskazać pod jaką nazwą będziesz działać. Nazwa musi zawierać co najmniej twoje imię i nazwisko podane w mianowniku - na przykład: Jan Kowalski.

Ważna jest kolejność – wpisując nazwę najpierw podaj swoje imię, a później nazwisko.

Możesz dodać do imienia i nazwiska inne elementy, na przykład opisujące profil twojej działalności – Jan Kowalski dorabianie kluczy, czy wskazujące na miejsce jej prowadzenia. Takim dodatkowym elementem może też być twój pseudonim albo dowolne fantazyjne sformułowanie.

Pamiętaj! Jedna osoba fizyczna może mieć tylko jeden wpis w CEIDG. Nie możesz mieć zarejestrowanych kilku jednoosobowych firm na swoje nazwisko, ale pod jednym wpisem możesz prowadzić różne rodzaje działalności gospodarczej.

Swoją firmę możesz prowadzić w jednym lub wielu stałych miejscach, na przykład w punkcie usługowym, w biurze, w tym w biurze wirtualnym lub coworkingowym, we własnym mieszkaniu albo bez stałego adresu czy mobilnie, na przykład jeżeli wykonujesz usługi u klienta. Masz w tym zakresie pełną dowolność.

• zgłosisz adres do doręczeń, czyli miejsce, w którym będziesz odbierać korespondencję dotyczącą twojej działalności gospodarczej
• zgłosisz adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, jeżeli prowadzisz działalność w stałym miejscu
• zgłosisz dodatkowe stałe miejsca, w których działasz, jeżeli poza stałym miejscem prowadzisz na przykład filie, odziały, magazyny czy punkty przyjmowania zleceń.

Pamiętaj! Możesz wybrać opcję „brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”, jeżeli nie prowadzisz działalności w stałym miejscu.

Ważne! Musisz posiadać tytuł prawny do każdej nieruchomości, której adres zgłaszasz do CEIDG. Tytułem prawnym do nieruchomości może być:

• prawo własności (współwłasności) nieruchomości lub lokalu mieszkalnego
• prawo użytkowania wieczystego gruntu wraz z prawem własności budynków
• spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu
• dzierżawa
• najem
• użyczenie.

Przedsiębiorca, który rejestruje firmę, musi przypisać swoją działalność do określonego kodu w Polskiej Klasyfikacji Działalności, czyli wybrać kod PKD.

Kody są wykorzystywane w statystyce publicznej, ale mają też duże znaczenie praktyczne. Na przykład niektóre kody są powiązane z określonymi formami opodatkowania czy z obowiązkiem korzystania z kasy fiskalnej lub rejestracją VAT.

Wyszukaj taki kod, który najbardziej odpowiada temu, co chcesz robić. Wybierz jeden kod główny, czyli związany z działalnością, która powinna ci przynosić największe przychody, i dowolną liczbę kodów dodatkowych.

Co do zasady przedsiębiorcy mogą działać swobodnie. To znaczy, że nie potrzebują niczyjej zgody na prowadzenie konkretnej działalności.

Czasami jednak, aby prowadzić biznes, musisz mieć określone uprawnienia zawodowe, posiadać określony sprzęt lub warunki lokalowe.

Są też takie biznesy, które możesz prowadzić dopiero po uzyskaniu pozwolenia odpowiednich instytucji publicznych.

W tych przypadkach może ci być potrzebna licencja, koncesja, zezwolenie lub wpis do rejestru działalności regulowanej. Musisz się o nie postarać już po zarejestrowaniu firmy.

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą jesteś podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, czyli podatku PIT.

Do wyboru masz trzy formy opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej:

• na zasadach ogólnych, według skali podatkowej (stawka podatkowa 12% i 32%)
• według stawki liniowej (stawka podatkowa 19%)
• ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Ważne! Od 2022 roku z czwartej formy opodatkowania - karty podatkowej mogą korzystać tylko ci podatnicy, którzy kontynuują opodatkowanie w tej formie – byli już opodatkowani w ten sposób w 2021 roku. Dlatego jeśli dopiero zakładasz działalność, nie możesz wybrać karty podatkowej.

Skala podatkowa to podstawowa forma opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej. To oznacza, że będziesz opodatkowany na zasadach ogólnych, jeżeli nie wybierzesz innej formy opodatkowania.

W przypadku skali podatkowej stawki liniowej przedmiotem opodatkowania jest dochód, a w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych przedmiotem opodatkowania jest osiągnięty przychód.

Pamiętaj! Wybór ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nie zawsze będzie możliwy, między innymi dlatego, że są takie działalności, które nie mogą być w ten sposób opodatkowane

Najprostszym sposobem na otwarcie spółki w Krakowie jest elektroniczna Rejestracja spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być utworzona przez jedną albo więcej osób w każdym celu, chyba że przepisy prawa, w konkretnej sytuacji, wykluczają taką możliwość. Na przykład spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie może być zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest wpisywana do Krajowego Rejestru Sądowego na podstawie wniosku, złożonego wraz z niezbędnymi załącznikami.

Od 1 lipca 2021 roku wnioski można składać wyłącznie w formie elektronicznej. Wnioski złożone w formie papierowej nie będą rozpatrywane przez sąd rejestrowy.

Gdzie złożyć wniosek

Wniosek o wpis trzeba złożyć:

• za pośrednictwem portalu Portalu Rejestrów Sądowych (tylko, jeżeli umowę spółki lub akt założycielski zawarto u notariusza)
• w systemie teleinformatycznym S24 (tylko, jeżeli umowę spółki zawarto na wzorcu umowy udostępnionym w S24).

Otwieranie spółki w Krakowie w KRS przez Portal Rejestrów Sądowych musisz rozpocząć od założenia konta użytkownika w tym portalu. Do tego potrzebny jest adres e-mail oraz hasło. Założenie konta wymaga też autoryzacji za pomocą podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. Pamiętaj, że możesz założyć tylko jedno konto autoryzowane tymi podpisami.

Po zalogowaniu na swoje konto możesz zacząć uzupełniać wniosek - wybierz formę prawną podmiotu - spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością i znajdź właściwy wniosek o rejestrację.

Otwarcie spółki w Krakowie w KRS przez S24 musisz rozpocząć od założenia konta użytkownika na tym portalu. Do tego potrzebny jest adres e-mail oraz hasło. Założenie konta wymaga też autoryzacji za pomocą podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. Pamiętaj, że możesz założyć tylko jedno konto autoryzowane tymi podpisami.

Wniosek na Portalu Rejestrów Sądowych oraz w systemie S24 może przygotować każda osoba posiadająca konto na tym portalu. Nie musi to być wspólnik lub pełnomocnik spółki.

Przygotowany wniosek o rejestrację spółki może podpisać wyłącznie:

• zarząd - wszyscy członkowie, lub
• pełnomocnik procesowy (adwokat lub radca prawny) powołany przez zarząd.

Jeżeli wniosek przygotowywała inna osoba, niż członek zarządu spółki lub pełnomocnik procesowy, to musi skorzystać z opcji udostępnienia do podpisu, żeby umożliwić osobie uprawnionej podpisanie wniosku. Opcja udostępnienia do podpisu jest dostępna w obu trybach rejestracji. Wniosek do podpisu można udostępnić tylko osobie, która posiada konto w systemie (PRS lub S24).

We wniosku trzeba podać:

• firmę, siedzibę i adres spółki
• przedmiot działalności spółki
• wysokość kapitału zakładowego
• określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział
• nazwiska, imiona i adresy albo adresy do doręczeń elektronicznych członków zarządu oraz sposób reprezentowania spółki
• jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne - zaznaczenie tej okoliczności
• czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony

Zarówno w PRS, jak i S24 do wniosku musisz też dołączyć niezbędne dokumenty w postaci elektronicznych załączników.

Do wniosku dołącz:

• oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników
• listę wspólników z podaniem imienia i nazwiska lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich, a w przypadku, gdy spółka ma jedynego wspólnika należy wskazać również jego adres do doręczeń; lista powinna być podpisana przez wszystkich członków zarządu
• listę obejmującą imię  i nazwisko wraz z adresem do doręczeń  lub firmę (nazwę) i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu
• nazwiska, imiona i adresy członków zarządu lub prokurentów
• dokument o powołaniu członków organów spółki, jeżeli nie wynika to z aktu notarialnego zawierającego umowę spółki 
• oświadczenie członków zarządu lub prokurentów o wyrażeniu zgody na ich powołanie
• pełnomocnictwo wraz z dowodem opłaty za pełnomocnictwo - jeśli wniosek składa pełnomocnik.

W systemie PRS nie załączasz dokumentów sporządzonych przed notariuszem. W takim wypadku wystarczy, że podasz numer (identyfikator) aktu notarialnego w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN). 

System S24 automatycznie dołącza do wniosku umowę i listę wspólników. Pozostałe dokumenty musisz dodać do wniosku ręcznie.

Zarówno w PRS jak i S24 każdy załącznik dodaj w osobnym pliku. Pamiętaj o następujących zasadach: 

• jeśli dokument (załącznik) sporządzony został w postaci elektronicznejnależy przed załączeniem podpisać go podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (e-dowód). W PRS dokument możesz też podpisać w systemie dodając plik zawierający oddzielny podpis. 
• jeśli dokument (załącznik) sporządzony został w postaci papierowej, do wniosku należy dołączyć:
  • odpisy elektronicznie tych dokumentów poświadczone przez notariusza – w przypadku, gdy wniosek podpisuje wspólnik spółki
  • skan lub zdjęcie tego dokumentu - w przypadku, gdy wniosek podpisuje wspólnik spółki, a oryginały tych dokumentów lub ich odpisy poświadczone przez notariusza zostaną wysłane do sadu w terminie 3 dni od daty złożenia wniosku
  • skan lub zdjęcie tego dokumentu - w przypadku, gdy wniosek podpisuje profesjonalny pełnomocnik (adwokat lub radca prawny).

Jeśli do wniosku nie dołączysz wymaganych załączników, sąd zwróci twój wniosek bez wezwania do uzupełnienia braków. 

Pełnomocnictwo procesowe do rejestracji spółki w KRS musi zostać podpisane przez wszystkich członków zarządu spółki.

Ile kosztuje rejestracja spółki – otwieranie spółki w Krakowie

W PRS i S24 opłatę od wniosku wniesiesz za pomocą systemu e-Płatności. Możesz zrobić przelew ze swojego konta bankowego, zapłacić kartą kredytową, kartą płatniczą albo płatnością BLIK.

• Gdy umowa spółki została zawarta u notariusza

500 zł – opłata sądowa za wpis
100 zł – opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo (tylko, jeśli wniosek składa pełnomocnik)

• Gdy umowa spółki została zawarta za pośrednictwem systemu S24

250 zł – opłata sądowa za wpis
100 zł – opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo (tylko, jeśli wniosek składa pełnomocnik)

• Jakie są podstawowe rodzaje spółek, które można założyć w Krakowie?

  • W Polsce można założyć kilka rodzajów spółek, w tym spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), spółkę akcyjną (S.A.), spółkę jawną, spółkę komandytową, spółkę komandytowo-akcyjną oraz spółkę cywilną.

• Jakie są koszty rejestracji spółki z o.o. w Krakowie?

  • Koszty rejestracji spółki z o.o. obejmują opłatę sądową za wpis do KRS (600 zł) oraz opłatę za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (350 zł). Dodatkowe koszty mogą obejmować usługi notarialne i doradztwo prawne.

• Jakie dokumenty są potrzebne do założenia spółki w Krakowie?

  • Do założenia spółki potrzebne są m.in. umowa spółki (akt założycielski), wniosek o wpis do KRS, oświadczenia o wniesieniu wkładów, lista wspólników oraz odpowiednie formularze rejestracyjne.

• Jak długo trwa proces rejestracji spółki w Krakowie?

  • Proces rejestracji spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) trwa zazwyczaj od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od sprawności działania sądu i kompletności złożonych dokumentów.

• Czy obcokrajowcy mogą założyć spółkę w Krakowie?

  • Tak, obcokrajowcy mogą zakładać spółki w Polsce, w tym w Krakowie. Muszą jednak spełniać określone wymogi, takie jak posiadanie numeru PESEL oraz uzyskanie wpisu do KRS.

• Czy muszę posiadać fizyczne biuro w Krakowie, aby założyć spółkę?

  • Tak, każda spółka musi mieć adres siedziby w Polsce. Może to być fizyczne biuro lub tzw. wirtualne biuro, które udostępnia adres dla rejestracji spółki.

• Jakie są wymogi kapitałowe dla założenia spółki z o.o. w Krakowie?

  • Minimalny kapitał zakładowy dla spółki z o.o. wynosi 5 000 zł. Kapitał ten można wnieść w formie pieniężnej lub aportu (wkładu niepieniężnego).

• Czy mogę zarejestrować spółkę online w Krakowie?

  • Tak, możliwe jest zarejestrowanie spółki z o.o. przez Internet za pomocą systemu S24, co przyspiesza proces rejestracji i zmniejsza koszty notarialne.

• Jakie są najczęstsze problemy przy rejestracji spółki w Krakowie?

  • Najczęstsze problemy to brak kompletnych dokumentów, błędy w umowie spółki, zbyt niski kapitał zakładowy lub problemy z uzyskaniem numeru NIP i REGON.

• Czy muszę być obecny osobiście, aby założyć spółkę w Krakowie?

  • Nie, spółkę można założyć bez osobistej obecności poprzez pełnomocnika lub online. W przypadku rejestracji online przez system S24 nie jest wymagana obecność fizyczna.